最近では、産休・育休を取る女性が増え、職場の雰囲気も産休・育休を取りやすい雰囲気になってきました。
妊娠がわかり、つわりや通院などで、お仕事を休んだり早退したりして、直属の上司や、同じグループのメンバーには
もうすぐ産休を取ることが伝わっているかと思いますが、実際もうすぐ産休に入るときには、大勢の人に挨拶やメールをしなくてはなりません。
いったいどのような挨拶やメールをしたらよいでしょうか。
今回は産休に入る前の挨拶やメールの送り方についてご紹介します。
1.挨拶の時期
職場の人数や、ご自身がされている職種などにもよりますが、基本的には直属の上司や、同じグループのメンバーには、
もうすでに妊娠の報告や産休などについて話している場合、他の方々には、後任が決まり、
いつからいつまでお休みするかということがはっきりしてからで良いでしょう。
2.挨拶の方法
.身近な人には口頭でご挨拶お世話になった方には、直接お会いする機会があれば
、口頭で「○○から産休に入らせていただくことになりました。仕事の後任などはまたメールでご連絡します」とお伝えしておくと良いでしょう。
毎日お会いするような上司や同僚であれば、妊娠にも気づいているはずです。
今後どうするのか気になっていると思うので、タイミングをみて話すと良いでしょう。
.全体にメールで連絡するメールはその文面に気をつけなければなりません。
例文を下に示しました。
例)メール題名.来月からの業務に関しまして
関係各位いつも大変お世話になっております。
私事ですが、この度、産休に入らせていただくことになりました。
ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、よろしくお願いします。
お休みは、来月1日より1年間の予定です。
なお、○○の業務については、○○部○○課○○○○さん連絡先.○○○・・・内線0000
○○の業務については、○○部○○課○○○さん連絡先.○○○・・・内線0000
に引継ぎをし、担当させていただきます。
どうぞよろしくお願いします。
○○○子
3.メールの注意点
■その1簡潔に今後の業務について述べる
どの範囲までの方にメールするかにもよりますが、業務連絡としてメールするわけですから、
あくまでもビジネスのメールであることを忘れないようにしましょう。
妊娠して休むことを細かく説明する必要はありません。
「産休のため」とか「産休・育休のため」とだけ書き、業務として伝えておくべき「いつからいつまで」ということと
「仕事は今後誰に連絡したらよいか」をはっきり書くことです。
■その2ご迷惑をおかけしますという気持ちを伝える
休むことで周囲にも関係部署にも影響はあります。
業務メールとは言え、お休みすることでご迷惑をおかけします、という気持ちを伝えましょう。
自分が不在になることで、他の人にしわ寄せがきたり、後任の方を雇ってもらったり、
引継ぎが十分でない場合には業務そのものに迷惑がかかってしまう可能性もあります。
「忙しい時期でご迷惑をおかけしますが」や「急なことで申し訳ございませんが」と一言付け加えるだけでも伝わります。
■その3テンションの高いメールは避ける。
出産を控え、うれしい気持ちでテンションの高い文章になってしまっていないか、配慮のある文章になっているか再度チェックしましょう。
先の文章にも書きましたが、産休のため、と書くだけで伝わります。
もしも、少人数のよく知っているグループのメンバーのみに送る場合、あまりにも業務的すぎるメールでは、
ちょっと職場の雰囲気に合わないということもあるかと思いますが、そういった場合でも、
やはり、「元気な子を産んで元気に戻ってきます」とか「生まれたらつれてきますね」とかいう文章はやめておいたほうがよいでしょう。
お子さんがいらっしゃらない方や、独身の方が、いらっしゃる場合は特に、またお子さんがいらっしゃる方でも
「仕事が多忙でただでさえ忙しいのに・・・」と感じてる方もいるかもしれません。
一言「体調が悪いときにはお休みなどいただきありがとうございました」とか「また戻ってまいりますので、どうぞよろしくお願いします」
ということを付け加えておくだけで、業務的すぎる雰囲気ではなくなりますので、加えるなら一言が良いでしょう。
妊娠発覚から産休を取るまで、通院や引継ぎで慌しくて、気づけばもう来週から休みなんてこともあると思います。
退職の場合と違って、また戻ってくるわけですから、一人ひとりにご挨拶して回ったり、菓子折りを持って各部署を回る必要はありませんが、
簡潔で気配りのある挨拶や、メールをしましょう。
産休や育休を取る方がどんどん増えています。
周りへの配慮がないと言われるような挨拶・メールとならないように心がけてください。
以上、産休・育休を取る場合の挨拶、メールについてでした。
ご参考にしてみてください。